Informativa sul trattamento dei dati personali

Questa informativa descrive come vengono trattati i dati personali attraverso smartEventi, applicazione aziendale per la gestione di eventi e dei relativi servizi interni. L'accesso alle funzionalità operative è riservato agli utenti autorizzati; questa pagina informativa è consultabile senza autenticazione.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Allstar Srl, con sede in Via Johann Kravogl, 2. Per informazioni o per esercitare i diritti privacy è possibile scrivere a smartnolo@admiral.it.

2. Dati personali trattati

In base alle funzionalità utilizzate, l'applicazione può trattare:

• dati identificativi e professionali, come nome, cognome, identificativo dipendente, ruolo e unità organizzativa;
• indirizzo email e identificativi dell'account Microsoft usati per l'accesso;
• profili, autorizzazioni e informazioni necessarie a mantenere la sessione autenticata;
• dati relativi agli eventi, quali inviti, iscrizioni, risposte, partecipazione e registrazioni di check-in;
• contenuti delle comunicazioni e dati necessari alla loro gestione e consegna;
• file caricati dagli utenti e relativi metadati, quando la funzione è utilizzata;
• informazioni relative a richieste o assegnazioni di inventario, se il relativo modulo è attivo;
• dati tecnici e di sicurezza, come indirizzo IP, data e ora degli accessi e delle operazioni, ed eventi di audit.

3. Finalità e base giuridica

I dati sono utilizzati per:

• autenticare gli utenti tramite Microsoft Entra ID e gestire accessi e autorizzazioni;
• organizzare eventi aziendali, gestire inviti, iscrizioni, risposte, presenze e check-in;
• inviare comunicazioni di servizio relative agli eventi e alle funzionalità aziendali;
• gestire, ove previsto, richieste e assegnazioni di inventario;
• proteggere l'applicazione, prevenire usi non autorizzati, effettuare verifiche e risolvere problemi tecnici.

Il trattamento si basa, secondo la finalità concreta, sull'esecuzione e gestione del rapporto di lavoro o di altri rapporti pertinenti, sull'adempimento di obblighi di legge e sul legittimo interesse del titolare a organizzare le attività aziendali e proteggere i propri sistemi. Quando una specifica attività richiede il consenso, questo sarà richiesto separatamente.

4. Modalità, destinatari e trasferimenti

I dati sono trattati con strumenti informatici e con misure di sicurezza adeguate. Possono accedervi persone autorizzate dal titolare e fornitori che erogano servizi di autenticazione, hosting, database, assistenza tecnica o invio delle comunicazioni, nominati responsabili del trattamento quando previsto. I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti nei casi stabiliti dalla legge.

Il login utilizza Microsoft Entra ID. I servizi tecnici possono comportare trattamenti o trasferimenti verso paesi fuori dallo Spazio economico europeo; in tali casi il titolare applica le garanzie previste dalla normativa vigente.

5. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e secondo gli obblighi di legge e i criteri di conservazione applicabili alle diverse categorie di dati. I dati tecnici e di audit sono conservati per il tempo necessario a esigenze di sicurezza, verifica e gestione del servizio.

6. Cookie e sessione

L'applicazione utilizza cookie tecnici necessari alla gestione della sessione autenticata e alla sicurezza del login. Non sono utilizzati, tramite questa applicazione, cookie per pubblicità comportamentale.

7. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, è possibile chiedere al titolare l'accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità o opporsi al trattamento. Le richieste possono essere inviate a smartnolo@admiral.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.